Мини-семинар "Особенности ведения учета компании управляющей недвижимостью"

20 ноября 2013 года в компании Кварта прошел мини-семинар, посвященный особенностям ведения учета в программе 1С:Предприятие 8 Бухгалтерия для Казахстана для компаний, осуществляющих управление бизнес-центрами. Семинар читала Светлана Иполитова, руководитель отдела внедрения компании "Кварта".

Для начала рассмотрели ключевой момент заполнения справочника "Договор", который хранит следующую информацию:

• Бизнес-центр, в котором находится арендуемая площадь помещения, участок земли, парковочное или рекламное место;
• Местонахождение арендуемых площадей (№ корпуса, № офиса, этаж, крыша и т.д.);
• Период аренды;
• Перечень услуг аренды и сопутствующих услуг, количество арендуемых квадратных метров, цена и стоимость услуг;
• Фиксация даты изменения стоимости услуг, либо прекращения оказания одной или нескольких из них.

Для удобства пользователя программа ежедневно за 5 дней и далее в течение последующих пяти дней, при запуске, выводит на рабочий стол пользователя информацию о списке арендаторов, у которых заканчивается срок аренды, для оперативного перезаключения договора.

Далее Светлана продемонстрировала, как с помощью созданной обработки производится автоматическое формирование в начале месяца (число выбирается произвольно) счетов на оплату арендаторам, для получения от них предоплаты. Счета можно формировать как всем арендаторам одномоментно, так и по каждому бизнес-центру отдельно. Это значительно экономит время пользователю, поскольку нет необходимости вручную создавать счета каждому арендатору отдельно. Так же программа, помощью созданной обработки, на основании ранее выставленных счетов на оплату, производит автоматическое формирование в конце месяца (число выбирается произвольно) актов выполненных работ (оказания услуг) и счетов-фактур, так же либо с выбором бизнес–центра, либо всем арендаторам сразу.

Затем разобрали специально созданный комплект отчетов для анализа следующей информации:

• Анализ состояния заключенных договоров, контроль срока окончания, наименование, количество и стоимость оказываемых услуг аренды и других сопутствующих услуг;
• Анализ управленческой дебиторской задолженности арендаторов, с учетом условия внесения предоплаты по выставленным в начале месяца счетам на оплату;
• Анализ – контроль, сравнение фактически выставленных счетов – фактур и подлежащих реализации услуг аренды, для исключения случаев непредоставления счетов покупателям в срок. Анализ своевременности оплат;
• Анализ бухгалтерской дебиторской и кредиторской задолженности с указанием даты возникновения долга и разбивкой долга по произвольным периодам.

Отдельно остановились на разработке структуры компании. Обсудили особенности определения счетов учета, для сбора прямых расходов по каждому бизнес – центру, распределения прямых расходов каждого бизнес–центра между арендаторами, учета расходов, возмещаемых арендаторами, учета расходов периода, подлежащих распределению между бизнес – центрами, а далее и между арендаторами пропорционально доходу от каждого из них, расчета полной себестоимости квадратного метра арендуемой площади в разрезе каждого арендатора и бизнес – центра в целом.

Рассмотрели план–фактный анализ следующих ключевых показателей:

• Доходы – в разрезе бизнес-центров и основных направлений деятельности компании;
• Расходы - в разрезе бизнес-центров и статей затрат;
• Движение персонала и затрат на него в разрезе бизнес–центров;
• Объемы продаж услуг аренды в разрезе бизнес–центров, этажей, офисов, видов услуг;
• Инвестиции в разрезе бизнес-центров, имущества, других внеоборотных активов по каждому планируемому мероприятию (покупка, капитальный ремонт, строительство, асфальтирование и т.д.);
• Движение денежных средств в разрезе бизнес – центров и управленческих статей движения денег;

В заключение семинара рассмотрели инструменты анализа финансово-хозяйственной деятельности компании, представленные следующим комплектом отчетов, отражающих плановые и фактические данные вышеперечисленных показателей:

• Отчет о прибылях и убытках;
• Отчет по персоналу;
• Отчет об объемах продаж;
• Отчет о движении денег;
• Отчет о полной себестоимости сдаваемых в аренду площадей;
• Отчет по инвестициям;
• Полная расшифровка расходов;
• Отчет о производственно-хозяйственной деятельности;
• Расчет наценки.